Planeación

Planeación

Imagina que visitas por primera vez la ciudad de tus sueños y no puedes esperar arecorrer cada uno de sus rincones, sus monumentos más importantes y famosos, sus museos, sus restaurantes, sus parques y calles. Sin embargo, cuentas con un límite de días, por lo que temes no poder verlo todo. Sin embargo, diseñas un itinerario, un plan que cada día te diga cuál atracción turística visitarás primero y cuál al último, si irás solo o acompañado de un grupo de personas, cuáles actividades realizarás, cuánto tiempo estarás en cada sitio, etc. Algo parecido se lleva a cabo en una empresa, a esta acción se le llama planeación y como en el ejemplo del viaje, ésta no ayuda a elaborar un plan en el que establecemos qué acciones debemos realizar, así como cuándo hacerlas con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.

¿Qué es la fase mecánica del proceso administrativo?

El proceso administrativo es una forma ordenada de alcanzar una meta en una empresa, para ello se conforma de diferentes funciones o etapas que lo ayudan a no desviarse de los objetivos propuestos. Éstas son Planeación, Organización, Dirección y Control (PODC), las cuales a su vez se dividen en fases: mecánica y dinámica.

La fase mecánica del proceso administrativo se considera la parte teórica de la administración, pues en ella se observa la situación en la que se encuentra la empresa y a partir de esto se establecen los lineamientos necesarios para alcanzar un objetivo o meta, es decir, se determina qué es lo que se quiere llevar a cabo, cuál es el objetivo y cómo se debe actuar para alcanzarlo. En esta fase se encuentran los elementos de planeación y organización.

¿Qué es el proceso de planeación administrativa?

La planeación es el primer elemento del proceso administrativo y se le conoce de distintas maneras, a saber, plan estratégico, plan maestro o plan de negocios. Sin importar el nombre que se le dé, ésta se define como la actividad en la que se determina el resultado que se quiere obtener, las estrategias, así como recursos que se utilizarán para alcanzarlo y la manera en la que se llevará a cabo. Para ello ayuda a reconocer la situación en la que la empresa se encuentra y a diseñar un proceso o un camino a seguir con el fin de no perder de vista el objetivo principal, es decir, determina el rumbo que la empresa debe seguir para lograr sus objetivos de una manera más eficaz y eficiente.

Este proceso se lleva a cabo por medio de ciertos pasos y etapas. Además, comprende ciertos elementos necesarios para alcanzar los objetivos definidos y que éstos no se desvíen, en la menor medida posible, de lo que se propuso en un principio.

¿Cuál es la clasificación de la planeación?

Sin embargo, este proceso no se puede implementar de la misma manera en todas las ocasiones, pues su enfoque varía de acuerdo al objetivo que se tiene, ya sea a corto, mediano o largo plazo y a quién va dirigido. Por esta razón, la planeación se divide en tres tipos: estratégica, táctica y operativa.

• Estratégica: Es aquella que se realiza en los altos niveles de la empresa y establece planes a largo o mediado plazo para todos los niveles de la organización. En ella se analizan los factores tanto externos como internos (las campañas, publicidad, competencia, los recursos humanos, así como materiales con los que se cuenta) para establecer y alcanzar un objetivo.
• Táctica: También se le conoce como funcional, pues es la respuesta estratégica a crisis o situaciones delicadas que puede enfrentar la empresa. Se caracteriza por comprender planes o decisiones a corto plazo y llevarse a cabo en los niveles medios de la empresa.
• Operativa:Consiste en establecer el plan estratégico que se diseñó en la planeación táctica para la resolución de conflictos y alcanzar un objetivo en específico. Es aquella en la se designan las actividades que han de realizar los niveles operativos de la empresa, es decir, se asigna qué se hará, cuándo se hará y quién lo llevará a cabo.

Etapas y fases de la planeación estratégica

Para llevar a cabo el proceso de planeación estratégica es necesario conocer las etapas o fases que ésta comprende, ya que el éxito o el cumplimiento de los objetivos propuestos en una empresa dependen de su correcta aplicación, pues éstas son los cimientos del plan.

Para algunos autores como Fred R. David la planeación se divide en tres etapas.

1. Formulación estratégica: Para David en esta etapa se definen la visión y misión de la empresa, la identificación de las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades tanto externas como internas de la organización, es decir, se lleva a cabo el análisis FODA y la creación de estrategias para alcanzar objetivos.
2. Ejecución o implementación de la estrategia: Se lleva a cabo mediante la movilización de los empleados y gerentes para actuar de acuerdo a las estrategias planeadas.
3. Evaluación de la estrategia: En esta etapa se realiza la evaluación de las estrategias que fueron exitosas y de las que no. Para ello, David se vale de tres actividades fundamentales, a saber, la revisión de los factores tanto internos como externos en los que se basaron las estrategias, la medición del rendimiento y la toma de medidas correctivas.

Sin embargo, con el pasar de los años, los administradores se dieron cuenta que aunque estas etapas son importantes y útiles, es necesario añadir más pautas para obtener el mejor resultado posible. Por esta razón, en la actualidad la planeación estratégica se divide en:

a)    Análisis situacional:Es algo parecida a la primera etapa propuesta por David, pues esta nos ayuda a evaluar las condiciones en las que se encuentra la empresa, es decir, nos permite preguntarnos qué tipo de negocio tenemos, cuál es nuestra competencia, qué es lo que nos diferencia de los demás, con cuáles recursos contamos y de cuales carecemos. Para dar respuesta a todas estas preguntas, se recomienda el uso de la evaluación FODA.

b)    Determinar objetivos y metas:Se basa en la información que se recabó con el fin de establecer objetivos y metas a largo plazo. Es importante recalcar que puede ser más de un objetivo, pero todos deben ser alcanzables y deben estar orientados hacia la misión, visión y valores de la empresa.

c)    Establecer plan de acción:En esta etapa se plantean las acciones que hay que llevarse a cabo para alcanzar los objetivos propuestos. Además de las actividades, también se establecen los recursos y las tareas que cada miembro del personal debe realizar.

d)    Ejecución:Es la etapa en la que se llevan a cabo las actividades para alcanzar el objetivo propuesto.

e)    Realizar un informe: Se refiere al registro de los procedimientos realizados para su análisis posterior. El objetivo de esta etapa es obtener información para realizar una retroalimentación del plan estratégico.

f)     Control: Se le conoce como la etapa en la que se monitorean los resultados y se ajustan aquéllos que no cumplieron con la meta de la empresa, es decir, en ésta se vigila cada una de las etapas anteriores y se corrigen los errores, desviaciones, retardos o incumplimientos que pudieron haber surgido.

¿Qué elementos conforman al proceso de planeación?

La planeación estratégica es el proceso donde se plasman los elementos de la planeación, la cual responde a las preguntas qué queremos, quiénes somos y hacia donde nos dirigimos. A continuación se mencionan estos elementos.

1. Filosofía:Es el conjunto de creencias, valores y prácticas que diferencian a una organización de otra. Este elemento representa la obligación que tiene la empresa hacia la sociedad, es decir, es lo que ésta quiere proyectar.
2. Misión: Es la razón por la que existe la empresa. En ella se plasman el propósito que ésta tiene.
3. Visión: Responde a la pregunta qué es lo que queremos llegar a ser. Es la que guía a la organización hacia su objetivo.
4. Objetivos estratégicos: Representan los resultados que la empresa desea obtener.
5. Políticas: Son aquellas que guían a la empresa cuando se debe tomar decisiones con el objetivo de actuar de la manera más óptima.
6. Estrategias:Este elemento representa las acciones que se llevan a cabo tomando en cuenta los recursos que tiene la organización, con el fin de actuar de una manera más eficaz y eficiente.
7. Programas: En ellos se apuntan las actividades que hay que realizar para llevar a cabo las estrategias. No sólo abarca las acciones que los miembros de la empresa deben llevar a cabo, también establece los tiempos en los que se deben realizar dichas tareas y quién es el que las ejecutará.
8. Presupuestos: Son los planes o estrategias que tienen las empresas en los cuales se proyectan los ingresos y egresos de un periodo determinado. Este elemento es donde se lleva a cabo el cálculo de la cantidad de dinero (capital) que se tiene, cuánto se gastará, cuánto se planea recibir, en dónde se realizará la transacción, por quién y en cuáles productos o servicios. Es un plan a futuro, pero desde el ámbito financiero de la empresa.

Mapa conceptual 

¿Cuál es la importancia del proceso de planeación?

Al ser el primer elemento del proceso administrativo, la planeación resulta esencial para alcanzar el éxito de una empresa, pues en ella se plantea el rumbo al que se quiere llegar.

Así pues, su importancia radica en que ésta ayuda a identificar los puntos fuertes y los débiles de una empresa, transformándolos en fortalezas y oportunidades que ayuden a alcanzar sus metas u objetivos, por esta misma razón, se reducen al mínimo las amenazas que puedan surgir en un futuro. Gracias a ésta se promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer objetivos claros y alcanzables. Además, ayuda a identificar cuáles son las actividades que deben realizar cada área y cada empleado con el fin de alcanzar estos objetivos de una manera más eficaz y eficiente.

Ejemplos y dibujos

A continuación se describen un ejemplo de la aplicación del proceso de planeación para la exposición de una clase para una escuela. En la tabla se puede observar que se determinan las actividades que se realizarán, el tiempo que tomarán, los materiales que se utilizarán, a quién va dirigida la clase, cuál es el objetivo de ésta y qué es lo que se pretende que el alumno aprenda.