Dirección

Dirección

¿Alguna vez te has preguntado cuál es la diferencia entre el equipo de futbol Manchester United y el de Barcelona? Ambos son equipos deportivos y son conocidos mundialmente, de hecho se les considera equipos excelentes, pero esto no siempre fue así. El Manchester United se enfrentó a una situación que ocasionó que bajara su nivel de desempeño, pasó de ser un equipo de primera liga a uno de segunda división y por mucho tiempo se mantuvo en esa posición. Mientras que el Barcelona nunca ha bajado de categoría.

Sin embargo, hoy en día podemos notar que ambos están al mismo nivel, ¿qué fue lo que pasó? El Manchester hizo un análisis de su situación, planteó un objetivo y los jugadores trabajaron o entrenaron para hacerlo realidad, es decir, se cambió la perspectiva del equipo. Pero ¿acaso eso fue todo?, ¿para tener éxito sólo se necesita de un plan y una buena organización? Este equipo cambió sus estrategias muchas veces y no obtuvo los resultados que deseaban. Entonces, ¿qué fue lo que lo hizo triunfar? No sólo fue la nueva estrategia, sino la llegada de un buen líder, en este caso fue Sir Alex Ferguson, quien le dio un nuevo propósito al equipo y los dirigió hacia la victoria.

Algo parecido sucede en el ámbito administrativo, pues si se quiere llegar a los objetivos planeados, la empresa debe der dirigida de manera correcta. No importa si se tiene un buen plan o un buen objetivo, si no se sabe motivar y guiar a los empleados, no habrá resultados positivos.

¿Qué es la dirección?

La dirección es el elemento de la administración que nos permite dirigir a los miembros de una organización con el fin de alcanzar una meta en común. En ésta se llevan a cabo los planes de acuerdo con el proceso de organización, es decir, se pone en práctica la fase teórica del proceso administrativo. Para ello necesita la presencia de un gerente que supervise la ejecución de los planes y sus lineamientos. Es importante tomar en cuenta que esta figura no es un jefe, sino un líder, pues para que esta etapa se lleve a cabo de manera correcta no sólo se trata de dar órdenes o decirle a la gente qué es lo que debe hacer, sino de ayudar y guiar ante cualquier conflicto que pueda surgir y para ello se necesitan ciertas habilidades que sólo un líder posee:la comunicación, motivación y supervisión.

¿En qué consiste el proceso administrativo de dirección?

La dirección o fase de ejecución es la tercera etapa del proceso administrativo y su parte más dinámica o activa, pues en ella se lleva a cabo la interacción, así como la comunicación entre el gerente o líder y las personas que forman parte de la empresa.

Es una de las funciones más importantes de todo el proceso administrativo porque en ella se ejecuta lo que se investigó en las etapas anteriores (planeación y organización), es decir, en esta fase se pone en práctica los métodos o actividades necesarias para realizar las metas de la empresa u organización. Además, su objetivo principal es cumplir con el o los objetivos propuestos en la etapa de planeación, por ello en este proceso se lleva a cabo la toma de decisiones ante situaciones normales o de crisis, ya que responde a las preguntas ¿cómo se ha realizado?, ¿se ha alcanzado la meta? y ¿qué es lo que hace falta para llegar a ésta?

Esta etapa necesita de una figura que supervise cada aspecto del proceso administrativo, asimismo, precisa de una persona que sea capaz de motivar, así como guiar a los miembros de la empresa con el fin de lograr los objetivos propuestos. Para ello existen varias maneras de llevar a cabo la dirección de una empresa, las cuales se adaptan a los diferentes tipos de organización que se pueden tener.

1. Autocrático o autoritario: Es aquel tipo de dirección que sólo se enfoca en el jefe o en la figura de autoridad; se hace lo que él diga y no se consulta o se toma en cuenta la opinión de los empleados.
2. Paternalista:La figura de autoridad sigue siendo la que toma las decisiones y ejerce su poder sobre los otros, sin embargo, se preocupa por la vida o problemas que puedan tener sus empleados.
3. Laissez Faire: También se le conoce como dirección liberal y consiste en dejar el poder en manos de los miembros del equipo. El líder pasa a ser una figura pasiva, la cual casi no interviene en los procesos, es decir, es una guía, pero al final los que toman las decisiones son las personas que conforman el equipo, área o departamento de la empresa.
4. Democrático:Este tipo de dirección toma en cuenta las opiniones de las demás personas, no delega la responsabilidad a los miembros del equipo y tampoco completamente al jefe o líder; en ella se llevan a cabo reuniones en las que se escuchan todas las ideas y opiniones para después tomar una decisión. Este tipo de dirección es el más exitoso en las empresaspor que existe un equilibrio entre autoridad y libertad de los trabajadores
5. Burocrático:Es aquella que se lleva a cabo por medio de estrictas reglas que se han de cumplir por todos los miembros de la empresa.
6. Institucional:En este tipo de dirección se encuentra la figura del líder que se sabe adaptar a cualquier entorno, además, es un buen comunicador y, por lo tanto, tiene la confianza de los empleados y viceversa.

¿Qué elementos necesita para llevarse a cabo?

Ahora bien, para realizar con éxito la dirección de una empresa, es necesario llevar a cabo ciertos elementos, los cuales se mencionan a continuación.

1. Ejecución de planes: Consiste en llevar a cabo lo que se propuso en la planeación y organización, es decir, se vuelve realidad un plan y para ello se necesita asignar las tareas a cada miembro del equipo con el fin de alcanzar el objetivo propuesto.
2. Motivación: Se pone en claro las razones por las que se está trabajando, porqué se llegó a tal decisión y porqué todos los niveles de una empresa deberían trabajar juntos para alcanzar un fin común.
3. Guía: Es la conducción de los esfuerzos de cada persona, área o departamento de la organización con el fin de lograr las metas propuestas.
4. Comunicación:Hace referencia al vínculo que debe haber entre el líder y los demás miembros del equipo. Con este elemento surgen actitudes necesarias para alcanzar un objetivo, la más importante de ellas es la confianza.
5. Supervisión:Se refiere a la inspección del trabajo a realizar, así como el terminado. Este elemento no tiene como objetivo señalar los errores, sino enseñar porqué los hubo y qué se puede hacer para evitarlos en un futuro.
6. Alcanzar metas:Este elemento es el objetivo del proceso de administración, pero no sólo se trata de lograr un fin, sino de hacerlo de la manera más eficaz y eficiente.

¿Cuáles son las etapas de la dirección o ejecución administrativa?

La dirección es la etapa más complicada del proceso administrativo, pues tiene como objetivo motivar y guiar a los miembros del equipo o de la empresa. Es una actividad compleja porque el éxito de la organización depende de ésta, paraello se vale de elementos fundamentales, así como etapas que le ayudan a armonizar el ambiente en la empresa, tanto entre los empleados como a la hora de decidir qué es lo que se debe hacer y quién lo llevará a cabo. Estas etapas son: toma de decisiones, motivación, comunicación y liderazgo.

 

1. Toma de decisiones:

En esta etapa se selecciona la mejor opción, acción o respuesta para lograr los objetivos propuestos. Para poder tomar una decisión es necesario definir el problema, la situación en la que se encuentra la empresa, sopesar cuál es la mejor manera para resolver un problema o llevar a cabo dicha actividad, así como elegir los recursos que se utilizarán para llevarla a cabo.

2. Motivación:

Además de un elemento de la dirección, también es una etapa, pues sin esta no es posible ejecutar los planes o las actividades en una empresa. Debido a esta razón, la motivación es la labor más importante en este proceso, pues por medio de ésta se invita a los empleados a realizar el trabajo de acuerdo a los parámetros establecidos en la planeación del proyecto.

3. Comunicación:

Es el elemento o etapa clave de la dirección, pues en ésta se lleva a cabo el intercambio de información entre las personas para ejecutar los planes de acuerdo al plan establecido. Es importante resaltar que ésta debe ser clara, pues si los miembros de la empresa no entienden el mensaje, hay confusiones parciales o totales, el resultado puede ser desastroso, es decir, no se alcanzará el objetivo o se disminuirá la calidad del trabajo. Para evitar esto se debe tomar en cuenta que existen diversos tipos de comunicación al dirigir una empresa, algunos éstos son:

a)    Formal:Como su nombre lo dice, es aquella que se lleva a cabo en los canales formales de la organización. Por ejemplo, la correspondencia, los manuales e incluso las órdenes tanto orales como escritas.

b)    Informal: Se refiere a toda información no formal que circula por la empresa, es decir, chismes, comentarios, opiniones, rumores, etc.

c)    Vertical: Este tipo de comunicación surge del intercambio de información entre un nivel superior y uno inferior o viceversa, a saber, quejas, reportes, sugerencias, órdenes.

 

 

4. Liderazgo:

Es la capacidad que tiene una persona para influir en la forma de actuar o de pensar de sus seguidores con el fin de lograr un objetivo en común. La presencia de un líder en una empresa es de vital importancia, pues crea un ambiente seguro entre todos los miembros de la organización, en donde se motiva e incentiva a las personas a actuar y a opinar con el fin de solucionar problemas que pueden ocurrir en un futuro y alcanzar una meta.

Algunas de las características que diferencian a un líder del resto de las personas son la iniciativa que tiene, su sentido común, su visión, su sentido de justicia y de espíritu de logro, su sinceridad, así como su humildad, su optimismo y la seguridad que muestra en sí mismo.

A continuación se muestra una tabla donde se contrastan las características de un jefe y un líder.

 

¿Cuál es la importancia del liderazgo?

La dirección comprende la capacidad de saber hacia dónde se dirige una empresa, cuáles son los elementos, pasos y recursos que debe utilizar para alcanzar una meta. La importancia del proceso de dirección o ejecución radica en que ésta lleva a cabo todos los lineamientos, herramientas y técnicas establecidos en las etapas de planeación y organización, pues si se saltara este punto, los planes serían eso, ideas y no acciones, algo real. Por lo tanto, la productividad y calidad de una empresa depende de su dirección, pues ésta mantiene tanto la coherencia como la supervisión de cada una de las etapas y departamentos de una organización para alcanzar un objetivo común.

Dibujos y ejemplos

Imagina que es la primera vez que visitas el nuevo restaurant de la ciudad. Te encuentras ansioso y emocionado porque has escuchado maravillas sobre este lugar, en especial acerca de la comida y el servicio. A continuación se explicarán dos situaciones en las que este restaurant representa una buena dirección y una mala o nula ejecución de este proceso.

1. Con dirección:

Desde que entras al restaurant te das cuenta que los meseros están listos para tomar tu orden, las mesas están limpias y acomodadas de tal modo que cada una otorgue una sensación de privacidad. Además, los menús ya se encuentran sobre éstas para ayudar al cliente a ordenar de manera más ordenada y simple, sin necesidad de estar esperando por alguien. Cuando ordenas lo que vas a comer, el platillo sale recién hecho de la cocina y no se tarda más de quince minutos. La comida está excelente y cada que necesitas algo, el mesero que atiende la zona en la que estás te lo acerca rápidamente. Puedes notar que los camareros visten uniforme, son respetuosos y pacientes con las personas y esto se debe a que antes de empezar a trabajar, realizaron un curso donde se les enseñó cómo agarrar los platillos, las charolas, cómo retirarlos de la mesa, cómo actuar y qué utilizar en caso de emergencia o si ocurre algún problema con las órdenes o el inmobiliario.

El lugar te ha enamorado, las críticas que escuchas sobre este negocio son positivas, pues el gerente siempre está al tanto de las necesidades de los clientes como de los empleados.

 

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2. Sin dirección

Al llegar al edificio, tardas horas en conseguir una mesa, incluso personas que llegaron después de ti ya se encuentran adentro. Una vez sentado, notas que la mesa está limpia, además, los meseros tardan demasiado en decidir a quién le toca cada mesa, por esta razón, tienes más de veinte minutos esperando a que te traigan el menú.

Cuando por fin tienes entre tus manos el menú y estás listo para ordenar, el mesero te indica que ese platillo ya no está disponible, por lo que debes cambiar de opción. Cuando lo haces y el mesero desaparece por las puertas de la cocina con tu orden, ésta tarda más de 40 minutos en salir y cuando llega a tu mesa, está fría y desabrida. Este restaurant no se parece en nada al que te habían recomendado, pero ¿por qué? Justo ese día el gerente enfermó y no pudo presentarse a trabajar, lo que ocasionó un desplome en la productividad y calidad del servicio porque no los miembros del staff no sabían qué hacer, cómo hacerlo y qué recursos usar para llevar a cabo todas sus tareas de la manera más eficaz y eficiente.