Control

Imagina que estás cursando la materia de historia y al final del semestre debes presentar un examen sobre el siglo XVII. No te preocupa estudiar mucho, pues la información que te dio el profesor es fácil, además, has leído mucho acerca del tema por lo que sientes confianza. Sin embargo, cuando el maestro te entrega tu calificación, ésta no es la que esperabas.

Al principio te molestaste, pues creías que esa nota final no era la que te merecías, ya que habías hecho las tareas, trabajos, exposiciones, además, habías formado un grupo de estudio con tus compañeros con el objetivo de pasar esta materia; los integrantes de este grupo aprobaron, pero tú, no. Decidiste reclamar una nueva calificación, pero cuando el profesor te explicó paso a paso las respuestas del examen, te diste cuenta que en verdad merecías ese resultado, pues confundiste algunos lugares y fechas. ¿Crees que te hubieras dado cuenta de este error si no hubieras presentado este examen?

Por esta razón es importante llevar a cabo evaluaciones que nos permitan señalarcuál es nuestro nivel de conocimiento sobre algo y qué es lo que debemos cambiar. Esta actividad no sólo se realiza en las escuelas, también se puede aplicar en el ámbito laboral, pues a partir de ella las empresas saben qué enfoque deben tener para lograr los objetivos que se proponen, así como cuál área o departamento debe cambiar sus estrategias para evitar la disminución del rendimiento de los trabajadores.

Qué es, concepto y definición del proceso de control administrativo

El control administrativo tiene como función analizar los resultados obtenidos para después compararlos con el objetivo que se planteó en la fase de planeación, es decir, se contrasta lo planeado con lo conseguido con la finalidad de buscar una mejora continua en todos los departamentos, así como áreas de la empresa y observar qué estrategias o recursos se deben cambiar y mejorar para no desviarse del objetivo.

Así como se evalúa lo malo también se toma en consideración las actividades, estrategias, actitudes, los sectores, los roles de los miembros de la organización que sí cumplieron con los lineamientos propuestos para actuar del mismo modo una vez que el proceso vuelva a empezar.

¿Cuáles son sus objetivos?

El objetivo del proceso administrativo de control consiste en garantizar que toda acción se lleve a cabo con eficacia y eficiencia, desde la aplicación de un plan hasta prevenir los posibles riesgos que puedan surgir en una empresa. Asimismo, Se encarga de verificar qué estrategia, recursos, misión u objetivo deben ser cambiados para lograr los objetivos o metas propuestos por medio de una evaluación, análisis y retroalimentación.

¿Qué características tiene el control administrativo?

El proceso administrativo es un ciclo, es decir, en cuanto se llega a la última etapa se vuelve a empezar con la planeación, tomando en cuenta las sugerencias y correcciones que surgieron en el control. Cada etapa es importante para que se logre este proceso y ninguna se lleva a cabo de la misma manera, pues todas aportan diferentes elementos que ayudan a alcanzar lo que la organización o empresa se propone. Esta etapa se diferencia de las demás por lo siguiente:

• Detecta y analiza desviaciones en el proceso
• Realiza una comparación con lo planeado
• Evalúa el cumplimiento de los objetivos de la empresa
• Analiza las situaciones y todo lo que surja como causa o consecuencia de ellas
• Establece estándares y lineamientos
• Obtiene y analiza los resultados
• Lleva a cabo las correcciones necesarias para realizar un trabajo de calidad.
• Tiene como objetivo cumplir con lo propuesto utilizando todos los recursos de la empresa

 

 

¿Cuántos tipos de control existen?

El control administrativo se lleva a cabo de tres maneras diferentes: preliminar o preventiva, concurrente y de retroalimentación o posterior. Enseguida se puede observar una tabla en la que se explican las diferencias entre estos tres tipos de control.

 

¿Cuáles son las etapas y los elementos que conforman a este proceso?

El control es la última etapa del proceso administrativo y su objetivo es prevenir por medio de una retroalimentación o una evaluación las situaciones, así como resultados no deseados que pueden surgir en el presente y a futuro.Para ello necesita de ciertos elementos que lo ayuden a cumplir con los objetivos propuestos en la empresa. Algunos de éstos son:

1. El plan: Este elemento es importante, pues tiene como objetivo el cumplimiento de las metas de la empresa de acuerdo a lo que se estableció en la primera fase de planeación.
2. Políticas: Éstas se refieren a los parámetros que se utilizan para verificar y definir tanto la ejecución de un proceso como en nivel de experto de todos los empleados.
3. Auditoría interna: Se refiere al control interno que se debe hacer en la empresa, con el fin de no desviarse de los objetivos.
4. Calidad:En ésta se intenta que cada resultado sea realizado de la mejor manera posible. Si no existe este elemento, el rendimiento, no sólo de los trabajadores, sino de toda la empresa disminuye considerablemente, por esta razón es necesario que se encuentre presente siempre, pues el éxito de la empresa depende de ésta.
5. Establecer medidas correctivas: Este elemento tiene como finalidad prevenir las desviaciones que pueden ocurrir en el proceso. En éste se llevan a cabo las normativas tanto de protección como del uso de los recursos tanto materiales como humanos.
6. Delimitación de autoridad y responsabilidad:Es aquel en el que se definen los puestos o cargos en cada nivel, es decir, se determina qué puesto es de cada quien y qué es lo que debe realizar cada persona, pues es imposible que una persona esté en dos lugares al mismo tiempo, pues de ser así, se produce cierta confusión o fugas de tiempo.
7. Aplicación de las recomendaciones: Se refiere a llevar a cabo las sugerencias que surgieron del análisis, retroalimentación y cotejo del plan inicial con el resultado final.

Además de estos elementos, el proceso de control necesita de ciertas fases para llevarse a cabo de la manera más eficaz y eficiente con la finalidad de cumplir con su objetivo, es decir, que ayude al encargado de este departamento a trazar las estrategias, comportamientos, recursos, actividades, así como metas de la empresa. A continuación se explican las etapas que conforman a este proceso. 

a)    Establecimiento de estándares y objetivos:

En esta fase se determina el resultado al que la empresa quiere llegar, es decir, se definen los lineamientos necesarios para verificar si se logró o no el objetivo propuesto, así como conocer qué parte del plan es funcional y cuál, no. Para ello se establecen ciertos criterios de evaluación o comparación y se toman en cuenta los cuatro tipos de estándares, a saber, cantidad, calidad, tiempo y costos.

b)   Medición y detección de desviaciones:

En ésta se lleva a cabo la evaluación del desempeño del personal en la empresa. Por medición se entiende aquella actividad en la que se cuantifica o cualifica el resultado obtenido. Mientras tanto, la detección de desviaciones consiste en descubrir y contrastar las diferencias entre la planeación y los resultados obtenidos.

c)    Corrección:

Antes de comenzar con esta etapa, se debe investigar si la desviación es una causa o consecuencia de alguna acción que se llevó a cabo o simplemente es un efecto secundario de ésta. Tomando en cuenta la respuesta a esta incógnita, se procede a actuar de la manera más conveniente para la empresa.

 

d)   Retroalimentación:

En esta etapa se lleva a cabo la toma de decisiones. Su objetivo es corregir las desventajas, así como debilidades que presenta la empresa y mantener las actividades o estrategias que sí funcionaron. Esta resolución se lleva a cabo después de comparar el plan con el resultado y de sugerir las correcciones necesarias en el proceso.

¿En qué principios se basa este proceso?

Para que el proceso de control sea exitoso, es necesario llevar a cabo los siguientes fundamentos:

1. Equilibrio: El grado de autoridad debe ser equivalente al grado de responsabilidad y de control.
2. Estándares: También se le conoce como indicadores de acción. Son aquellos que llevan a cabo la ejecución de los planes dentro de los parámetros establecidos con el fin de evitar o minimizar las situaciones y resultados no deseados, por ejemplo, la pérdida económica, fugas de responsabilidad, tiempos de ocio, entre otros.
3. Oportunidad: Este principio se refiere a que el control debe llevarse a cabo antes de que ocurran los errores o situaciones no deseadas.
4. Desviaciones: Éstas deben ser analizadas con el fin de saber por qué y dónde surgieron estos cambios para evitarlos en un futuro.
5. Costeabilidad:La etapa del control representa un gran costo para la empresa, por esta razón, es esencial saber si el uso de éste trae ganancias o pérdidas para la organización.
6. Excepción: Este principio se refiere a que el control establece en cuáles actividades, estrategias, áreas o departamentos debe centrarse para llevar a cabo el objetivo propuesto, es decir, se debe delimitar o elegir en dónde se aplicará debido a su elevado costo.
7. Función controlada:La persona encargada de realizar el control no debe estar involucrado en éste, es decir, si éste se lleva a cabo en el departamento de corrección de estilo, un corrector no debe hacer el control, pues puede estar comprometido y el proceso pierde su validez.

 

¿Cuáles son los sistemas de control administrativo?

Los sistemas de control son aquellas técnicas que se utilizan para recabar información acerca del proceso o de un proyecto. Para definirlos y llevarlos a cabo es necesario fijar el objetivo al que se quiere llegar, capacitar al personal con el fin de aplicar el tipo de control necesario para cierta situación y evaluar la factibilidad de éstos.

Algunos sistemas de control son: reportes e informes, de información y de formas.

1. Reportes e informes: Son aquellos que exponen la información de manera escrita. En ellos se explican los resultados de manera clara con el fin de evitar confusiones entre los miembros de la empresa.
2. Sistema de información: Se refiere a los métodos y medios utilizados por la empresa para las evaluaciones de los datos concernientes al funcionamiento de las actividades que se llevan a cabo en ésta.
3. Sistemas de formas: Son aquellos que facilitan el intercambio de información entre las áreas de la empresa y llevan a cabo el registro de actividades que hay en ella. Por ejemplo, la asistencia de los empleados.

¿Qué técnicas utiliza el proceso de control?

Las técnicas son los métodos que ayudan al administrador a observar y analizar las actividades de una empresa. Las principales y más utilizadas son:

• Sistemas de información: Son las técnicas en las que se utiliza un método para conocer el funcionamiento de las actividades en una empresa. Por ejemplo, la contabilidad, la misma administración, archivos, reportes, las finanzas, etc.
• Gráficas y diagramas: Son aquellas que permiten ver el proceso y procedimiento de los proyectos.
• Estudios de métodos: Comprenden el análisis y estudios de los movimientos, estándares y el tiempo.
• Métodos cuantitativos: Conforman las redes, las modificaciones matemáticas, estadísticas y cálculos probabilísticos que se llevan a cabo en la empresa.
• Control interno: Además de una técnica, es un tipo de control y en él se llevan a cabo las pautas para que ciertas áreas cumplan con el objetivo de la organización.

¿Qué es el control interno administrativo?

También se le llama sistema de gestión y se define como el conjunto de estrategias, normas, actividades, planes y métodos de control que lleva a cabo una entidad, un funcionario, la junta directiva o el departamento de administracióncon el fin de ejecutar los procesos u operaciones de forma eficiente y eficaz para lograr el objetivo de la empresa, proteger los recursos de la organización, así como proporcionar oportunidad y confiabilidad financiera.

¿Cuál es la importancia del proceso de control?

El control administrativo es aquel que permite medir resultados y corregir errores mediante la comparación entre lo planeado y lo obtenido. Su importancia se ve reflejada en el análisis, la observación y la retroalimentación que se llevan a cabo durante el proceso. Por medio de éste se observa qué fue lo que se hizo bien y qué fue lo que se hizo mal con el objetivo de que en un futuro se puedan evitar dichas desviaciones en el plan. Así pues, permite que las actividades dentro de una empresa se lleven a cabo de manera eficaz y eficiente, se garantice el cumplimiento de los planes y se puedan resolver las situaciones no deseadas o los problemas que pueden surgir como consecuencia o causa de esos planes.

Ejemplos

El proceso de control tiene como objetivo darle seguimiento a un proyecto, medir todas las variables que pueden afectarlo, cambiar los lineamientos que no son factibles, sugerir respuestas a los problemas que pueden surgir con el fin de lograr los objetivos propuestos. A continuación se mencionan dos ejemplos, en los cuales se lleva a cabo esta etapa.

 

1. En una empresa reconocida de llantas

Esta empresa se divide en tres niveles y cada nivel tiene una descripción específica de lo que hay que hacer cada mes, una certificación interna para toda estación o proceso de coste y/o un instructivo de trabajo que hay seguir para alcanzar la meta de la maquila.

El encargado del departamento o el área de control de calidad tiene como tarea principal verificar la calidad y los procesos de las líneas. Para ello, debe acercarse a éstas y revisar sus instructivos y LPA, es decir, una lista de requisitos para comprobar que todo esté de acuerdo a lo que dice la documentación del producto.

Sin importar el resultado de éste, si es factible o tiene algún defecto, es necesario llevar a cabo una auditoria diaria, es decir, una evaluación y análisis de la producción. Esta auditoría señala el procedimiento que debe hacerse y si surgen dudas se puede utilizar un CAP, un instructivo del proceso.

Todo está documentado para evitar las desviaciones o situaciones no deseadas que pueden existir. Para esto la empresa tiene un departamento llamado Calidad central, el cual se dedica a documentar cada uno de los procesos internos y si uno de éstos debe cambiar o mejorar, se agenda una junta entre los gerentes involucrados para que éstos lleguen a un acuerdo en el proceso. Cuando se toma una decisión, la respuesta es enviada a Calidad central para que sea analizada y autorizada.

 

2. En una escuela virtual

El proceso para ofrecer una clase en línea es el siguiente:

Primero se debe contratar a un experto en la materia que se quiere dar. Esto lo lleva a cabo el departamento de Diseño instruccional por medio de entrevistas. Ésta área elige a la mejor opción, al candidato que conozca más sobre el tema, pero también que no tenga problemas al enseñar.

El experto y el diseñador instruccional forman la clase, es decir, eligen qué tipo de curso será, cuál serán sus objetivos, qué recursos utilizarán, etc. Una vez que se tenga la información, ésta es entregada al departamento de Corrección de estilo, donde se le dará forma, se revisará la gramática, sintaxis y ortografía. Cuando se termine este filtro, el producto queda en manos del departamento de Diseño gráfico, cuyo objetivo es convertir esa información en algo llamativo e interesante a la vista, por ello agregan dibujos, colores, sonidos, vídeos, etc.

Al tener el producto completo, éste pasa al departamento de Control de calidad externo. Este departamento tiene como finalidad observar y analizar cada una de las partes de la clase; si se decide que un tema o una figura no responden a los lineamientos establecidos, en un documento aparte anota sus sugerencias. Estos consejos son enviados al departamento de Control de calidad interno, el cual decide si los cambios se llevan a cabo o no basándose en el manual de corrección de estilo de la empresa. Este último filtro lleva a cabo una evaluación y retroalimentación a sus compañeros con el objetivo de que los errores no se vuelvan a cometer y que el proceso sea más eficaz y eficiente.