Organización

¿Alguna vez te has parado frente a un público sin tener la más mínima idea de qué hacer y por más que intentas pedir ayuda a tus compañerostodo sale mal? Ser parte de un equipo resulta complicado, pues, aunque se tenga una meta en común, las personas piensan y actúan de distintas maneras ante ciertas situaciones. Por ejemplo, cuando expones junto a un grupo de compañeros, todos saben cuál es el tema a tratar, de qué se debe hablar, pero ya sea por falta de tiempo o de compromiso, el resultado al que se quiere llegar no es el que obtenemos. En lugar de dar una presentación en la que cada quien explique una parte y que éstas sean consecutivas, el producto final termina pareciendo más una pintura de Picasso.

¿Qué salió mal? Todos investigaron sobre el tema, pero no hubo una organización entre los miembros del equipo, nunca se especificó quién iba a explicar cada tema, quién los presentaría, quién diría las conclusiones o qué material se utilizaría. Esta situación suele pasar con mucha frecuencia cuando se trabaja con otras personas y no sólo ocurre en exposiciones o trabajos escolares, una mala organización puede afectar el funcionamiento entero de empresas y organizaciones. Por esta razón es importante llevar a cabo una organización estratégica que nos permita llegar a nuestra meta u objetivo de la manera más eficaz y eficiente. No sólo se necesita un buen plan, se necesita saber qué actividad debe llevar a cabo cada miembro del equipo u organización.

Qué es, definición y concepto

El proceso de organización o estructura organizacional es la segunda función del proceso administrativo y, como su nombre lo indica, se encarga de organizar al equipo o personal de trabajo, es decir, en ella se determinan las actividades que se han de realizar con el fin de alcanzar la meta de la empresa. Además de dar a conocer las actividades, también nos indica la distribución de éstas dentro del personal, es decir, quién se hará cargo de cada tarea, quién debe hacerlo primero y quién el último, qué recursos utilizará y cómo la llevará a cabo. 

¿En qué consiste el proceso administrativo de organización?

La estructura organizacional es aquella que nos permite repartir las tareas entre las diferentes áreas de la empresa, con la finalidad de que éstas se lleven a cabo de una mejor manera, no sólo más rápido y eficiente, sino de una más sencilla que permita a los miembros de la empresa actuar sin confusiones ni de improvisto.

Así pues, este proceso determina la forma en que se deben realizar las actividades de una empresa para alcanzar un objetivo o meta y para ello se vale de ciertos métodos, componentes o técnicas como los manuales, diagramas y organigramas, éste último es considerado el más famoso y útil.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa, en él se señalan las funciones, así como la jerarquía que hay en ésta, es decir, nos explica la manera en que están divididas las actividades, los niveles de autoridad y las áreas que componen a una organización en específico. Éstos se clasifican por su objeto, por su área y por su contenido.

a)    Objeto:Se dividen en estructurales y funcionales. Los primeros muestran las jerarquías, mientras que los segundos, las áreas de la empresa.

b)    Área:De acuerdo a estos organigramas, las empresas se dividen en dos sectores, los generales, es decir, aquellos que muestran a toda la organización y los departamentales, aquellos que dividen a ésta por secciones.

c)    Contenido: Existen dos formas de dar a conocer la información de una empresa, aquella que se dirige al público y, por ende, no es tan detallada, y aquella que es muy técnica. A la primera se le conoce como cronograma esquemático y a la segunda, analítico.

Ahora bien, cuando se habla del proceso administrativo, no sólo se cuenta con un tipo de organización, sino cinco: lineal, funcional, matricial, de comités y de trébol.

  1. Lineal: Es el tipo de organización más simple, pues se trata de una pirámide. En ella se muestra a un jefe y a las áreas, cuya función dependen de él.
  2. Funcional: No existe un jefe, sino varios. Se diferencia de los demás tipos de organización porque en ella, las actividades se llevan a cabo por medio de departamentos.
  3. Matricial: Son aquellas en las que se divide a los empleados en equipos de trabajo. Una vez alcanzado el objetivo, éstos desaparecen.
  4. De comités:Tienen como objetivo el estudio de un problema o situación en específico.
  5. De trébol: Es aquella en la que se contrata personal externo a la empresa para que resuelva un problema o simplemente realice alguna actividad que la organización no se puede costear o simplemente no tiene el tiempo para llevarla a cabo.

Se debe tomar en cuenta que aunque éstas se realizan de distintas maneras, su propósito no cambia. Sin importar el enfoque que tenga cada tipo de organización, este proceso se compone de cuatro actividades esenciales que ayudan a alcanzar los objetivos de las empresas. Estas tareas consisten en dividir el trabajo, definir las responsabilidades, delegar la autoridad y el control, así como asignar los recursos necesarios.

¿Cuáles son las etapas que conforman al proceso de organización?

Las actividades que conforman al proceso de organización se llevan a cabo en dos etapas: División del trabajo y coordinación.

  1. División del trabajo: Es la etapa en la que se asignan las actividades o tareas que cada uno de los miembros de la empresa debe realizar. Esta selección se basa en el nivel de experiencia y especialización en el área de cada persona, con el fin de conseguir mejores resultados. Además, se señalan las jerarquías, puestos y departamentos que conformarán a la empresa. Esta etapa se lleva a cabo mediante las actividades que se mencionan a continuación.
  • Describir los procesos o las funciones principales que conforman a una organización.
  • Definir cuáles son las funciones más importantes.
  • Ordenar las funciones de acuerdo a las acciones que la empresa debe realizar con el fin de alcanzar sus objetivos.
  • Llevar a cabo una buena comunicación entre todos los miembros y jerarquías.
  • Definir las actividades y procesos concernientes a los departamentos o áreas de la empresa.
  1. Coordinación:En esta etapa, se reducen de manera considerable los tiempos muertos o de ocio, la irresponsabilidad y la impuntualidad, pues es el proceso en donde se unifican las actividades, así como la intención de cada miembro de la empresa, con el fin de producir resultados eficientes, aumentar la productividad y lograr los objetivos de la empresa.

¿Qué elementos forman parte del proceso de organización?

Para determinar las actividades que se han de realizar con el fin de alcanzar la meta de la empresa, la organización estructural necesita de los siguientes elementos.

a)    Estructura:Es la que nos permite conocer la manera en que se ordena la empresa, es decir, cuál será su jerarquía, así como las funciones o actividades que se desarrollarán en cada una de sus áreas, departamentos o niveles con el fin de alcanzar un objetivo en común.

b)    Sistematización:Este elemento se refiere a la coordinación de las actividades a realizar dentro de una empresa.

c)    Asignación de actividades: Se designan las responsabilidades de los empleados conforme a su nivel de experiencia.

d)    Jerarquía: Se refiere a la disposición de las funciones, áreas o departamentos por cargo de importancia.

e)    Simplificación de funciones: Este elemento tiene como objetivo establecer los parámetros, así como la manera más fácil de llevar a cabo cierta actividad.

 

¿Cuáles son los principios de la organización estratégica?

De acuerdo con Lourdes Münch (2010) existen 10 principios fundamentales para el buen funcionamiento y aplicación de la organización estratégica, los cuales se mencionan enseguida.

  1. De la misión: Comprende a todas las actividades que se deben realizar para alcanzar el objetivo de la empresa.
  2. Especialización: El trabajo se llevará a cabo de manera más sencilla si éste se divide entre un grupo de personas que saben lo que se debe hacer.
  3. Simplificación: Este elemento nos dice que es más recomendable simplificar el trabajo y no complicarlo, al dar órdenes confusas, asignar más de un jefe o solicitar tareas de más a una sola persona.
  4. Jerarquía: La empresa debe estar asignar y definir los niveles en los que ésta se conforma, pues sólo así puede existir la disciplina y la responsabilidad en cada uno de sus integrantes.
  5. Paridad de autoridad y responsabilidad: También se le conoce como el equilibrio de autoridad y consiste en delegar el grado de responsabilidad que le corresponde a cada nivel, área o departamento de una empresa.
  6. Unidad de mando: Este elemento invita a las empresas a designar un solo jefe por área o departamento, pues de no ser así, los empleados no sabrían a quién escuchar y mucho menos a quién dirigirse si surge algún problema. Tener más de un superior resulta confuso para ellos, lo que origina que no lleven a cabo su trabajo de la mejor manera.
  7. Difusión:Este elemento se lleva a cabo con el fin de facilitar la comunicación, así como la coordinación entre las áreas de la empresa y consiste en dar a conocer a sus miembros, de manera escrita, todo el material que se tenga sobre ésta, ya sea mediante manuales, diagramas, organigramas, etc.
  8. Amplitud o tramo de control: Este elemento es lo contrario al de unidad de mando, es decir, un jefe o directivo no debe estar a cargo de más de cinco o seis áreas, pues esto provoca una sobrecargar de trabajo y, por ende, una falta de control de la organización.
  9. De la coordinación:Este elemento es necesario para el buen funcionamiento de la empresa u organización. Se refiere a la unidad y sincronización de las actividades para llegar al objetivo propuesto.
  10. Adecuación:Es la capacidad de la empresa para adaptarse a las necesidades o situaciones que se le presenten.

¿Cuál es la importancia de este proceso?

La importancia del proceso de organización radica en su propósito, es decir, en lograr que el funcionamiento de una empresa no sea complicado, sino todo lo contrario, pues éste te permite alzar los objetivos de una manera más eficiente, incrementa la productividad, elimina los tiempos muertos o de ocio, propicia la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, además, es el responsable del diseño de la estructura jerárquica, el cual lleva a cabo mediante organigramas o diagramas, simplifica el trabajo y coordina tanto actividades como los recursos que se deben usar para alcanzar los objetivos propuestos en el proceso de planeación.

Ejemplos

El proceso de organización se lleva a cabo en cualquier empresa, industria o incluso en actividades que realizamos cotidianamente. A continuación se muestra un ejemplo donde se puede observar mediante un organigrama cómo y cuál es la organización estratégica en una filmación cinematográfica. En éste se especifican las jerarquías, los departamentos y áreas en las que se divide una producción, con el fin de realizar, así como obtener un trabajo de calidad.