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¿Alguna vez has ideado un plan para alcanzar un objeto en concreto? Muchas personas piensan que sin un mapa que guíe nuestros pasos nunca podremos alcanzar nuestro destino, al contrario nos desviaremos cada vez más sin importar cuanto avancemos, por ejemplo, imagina que realizaste un trabajo de investigación como una tesis en equipo. Para ello todos los integrantes investigaron y redactaron acerca del tema, pero cuando juntaron la información que cada quien recabó se dieron cuenta que era lo mismo, ¿cuál fue el problema? Nadie planeó cómo se estructuraría el trabajo y mucho menos cómo se iba a repartir éste entre el equipo. Debido a esta razón se considera de máxima importancia contar con una buena administración en el equipo, lo mismo ocurre con los negocios, las empresas y las organizaciones, sin una pauta o proceso administrativo que seguir, no se alcanzan los objetivos y esto puede ocasionar pérdidas o hasta el cierre de la misma.

Qué es, definición y concepto

Es la herramienta que utilizan las empresas u organizaciones para llevar a cabo metas y objetivos de la manera más eficaz y eficiente, mediante un flujo continuo de actividades, las cuales buscan aprovechar al máximo todos sus recursos, ya sean materiales, humanos o técnicos.

¿De dónde proviene?

El proceso administrativo fue invención del ingeniero francés Henry Fayol (Estambul, 1841 – París, 1925). Trabajó toda su vida en la Sociedad Anónima CommentryFourchambault, un importante grupo minero y metalúrgico, donde observó que los problemas de esta y otras organizaciones no sólo se debían a los niveles operativos, sino también a los niveles más altos, a saber, la gerencia. Notó que si esta última no contaba con pautas o con un objetivo, los niveles operativos jamás sabrían qué hacer, cómo hacerlo y mucho menos si se dirigían o no al objetivo propuesto. Por ello en 1916 publicó su obra más conocida “Administración industrial y general” en la que desarrolló una teoría en la que explica un nuevo modelo a seguir que puede ser utilizado por todas las organizaciones que busquen llegar a un fin, un objetivo en común.En ella postula los 14 principios universales de la administración, las cinco etapas en las que está dividido este proceso: previsión, organización, comando, coordinación y control, así como los tres aspectos en los que se basa su modelo, los cuales son la división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de criterios técnicos con la finalidad de dirigir, así como orientar la función administrativa.

¿Cuáles son los criterios de este procedimiento?

A pesar de que la teoría propuesta por Fayol es la más conocida y la más aceptada, existen otras que proponen nuevos criterios para llevar a cabo el proceso administrativo de una manera más ordenada y mejor dirigida. Sin embargo, aunque el número de elementos varía de acuerdo a cada autor, el objetivo sigue siendo el mismo. A continuación se mencionan algunos de estos autores.

 

Aunque a lo largo de la historia se propusieron muchos elementos, hoy en día se aceptan como oficiales sólo cuatro, a veces cinco, pero uno de ellos siempre varía dependiendo del autor; éstos son: planeación, organización, ejecución o dirección y control.

¿Cuál es su objetivo y sus aplicaciones?

El objetivo del proceso administrativo consiste en proporcionar las herramientas necesarias para que la empresa realice lo que se propuso, es decir, que alcance su meta. Este proceso puede resultar muy útil para cualquier actividad que se desea realizar, pero su enfoque y aplicación es hacia las empresas y organizaciones, por ejemplo, una cadena de supermercado, un hospital, un banco, toda empresa de productos alimenticios (lácteos, galletas, cereales, etc.) incluso un negocio pequeño como una cafetería o repostería. Éste se lleva a cabo mediante algunas actividades, las cuales se mencionan enseguida.

Fases del proceso administrativo

Una de las aportaciones más importantes que hizo Lyndall F. Urwick fue la división de los elementos del proceso administrativo. Para él, éstos se llevan a cabo en dos fases: mecánica y dinámica.

• Mecánica: Es aquella en la que se establece qué es lo que se quiere llevar a cabo, cuál es el objetivo y cómo se debe actuar para alcanzarlo. En esta fase se encuentran los elementos de planeación y organización.
• Dinámica:En esta fase se pone en práctica los métodos o actividades necesarios para realizar las metas de la empresa u organización. Además, responde a las preguntas ¿cómo se ha realizado?, ¿se ha alcanzado la meta? y ¿qué es lo que hace falta para llegar a ésta? Esta fase comprende las etapas de dirección y control.

 

Etapas y características del proceso administrativo

El proceso administrativo es una forma ordenada de llevar a cabo una meta, y para ello se conforma de diferentes etapas que lo ayudan a no desviarse de los objetivos propuestos. Es importante tomar en cuenta que estas etapas, así como el proceso administrativo, son un ciclo de actividades, en cuanto se llega a la última, se vuelve a empezar. Asimismo, se les considera universales, pues pueden ser utilizadas en cualquier organización o empresa, incluso en cualquier actividad que tenga un objetivo. Estas etapas o funciones son: Planeación, Organización, Dirección y Control (PODC).

1. Planeación:

Consiste en decidir qué es lo que se realizará a futuro, es decir, qué se hará para alcanzar el objetivo propuesto de una manera más eficiente y eficaz. En ella se plantean las metas a las que se quiere llegar,así como las estrategias que se usarán para llegar a éstas, la manera en que se realizará el proyecto y el análisis de la situación. Es aquella actividad que te permite diseñar un camino a seguir con el fin de no perder de vista el objeto principal.

2. Organización:

Esta actividad, como su nombre lo indica, se encarga de organizar al equipo o personal de trabajo, es decir, en ella se determinan las actividades que se han de realizar con el fin de alcanzar la meta de la empresa. Además de dar a conocer las actividades, también nos indica la distribución de éstas dentro del personal, es decir, quién se hará cargo de cada tarea, quién debe hacerlo primero y quién el último.

3. Dirección:

Es el proceso en el cual se dirige a los miembros de una organización para llegar a una meta en común. Es aquí donde se necesita la presencia de un gerente que supervise la ejecución de los planes y sus lineamientos. Ahora bien, es importante resaltar que esta figura no es un jefe, sino un líder, pues para que esta etapa se lleve a cabo de manera correcta no sólo se trata de dar órdenes o decirle a la gente qué es lo que debe hacer, sino de ayudar y guiar ante cualquier conflicto que pueda surgir, para ello se necesitan ciertas habilidades, por ejemplo, la comunicación, motivación y supervisión.

4. Control:

Es la última etapa del proceso administrativo y en ella se analizan los resultados obtenidos para después compararlos con la meta que se planteó en la primera fase, es decir, se contrasta lo planeado con lo conseguido con la finalidad de buscar una mejora continua y observar qué se debe cambiar y mejorar para no desviarse del objetivo. Asimismo, se toma en consideración las actividades, los sectores, los roles de los miembros de la organización que sí cumplieron con los lineamientos propuestos para actuar del mismo modo una vez que el proceso vuelva a empezar.

Mapa mental del PODC 

¿En qué principio se basa este proceso?

En su libro “Administración industrial y general” (1916) Fayol desarrolló 14 principios que él consideraba importantes e indispensables para el buen funcionamiento y dirección de una empresa u organización en la sociedad. A continuación se mencionan cada uno de ellos:

1. División del trabajo: En una empresa hay empleados que son considerados expertos en una materia, ya sea por el tiempo que tienen trabajando o por estudios. Esta experiencia es la que ayuda a la empresa a actuar de manera más eficiente y eficaz, dando buenos resultados.
2. Autoridad: Este principio es necesario en la empresa u organización para que se desempeñe de manera adecuada. Esta actividad la ejercen los altos niveles o la dirección.
3. Disciplina: Todos los miembros de la empresa deben obedecer y respetar los valores fundamentales de ésta, pues sólo así se puede convivir de manera sana.
4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo mando y responder ante éste, pues de no ser así, es decir, recibir órdenes de dos o más departamentos, el empleado puede confundirse y no desempeñarse de la mejor manera e incluso cometer errores.
5. Unidad de dirección: Se refiere a la unidad y al enfoque. Todos los esfuerzos de las personas que trabajan en la empresa deben ser dirigidos hacia un mismo objetivo. De esto se encarga la dirección de la empresa u organización.
6. Subordinación del interés individual al general: Este principio nos dice que los intereses de los empleados, cualquier nivel, especialmente dirección, no debe intervenir en los de la empresa.
7. Remuneración: El pago por el trabajo realizado debe ser justo para el empleado, pues así se motiva a seguir laborando.
8. Jerarquía: Fayol indica que debe establecerse una división entre todos los niveles que conforman la empresa, ya que así existe el respeto entre éstos, especialmente a la autoridad.
9. Centralización: También conocida como cadena de mando, en ella se implica una línea de autoridad para toda la empresa.
10. Orden: Tanto las personas como los materiales deben estar en el momento y lugar adecuados. Los individuos deben estar en el puesto que les corresponde, es decir, aquel que precise de sus conocimientos y habilidades. De igual modo, los materiales deben estar donde se les necesite, no debe haber una fotocopiadora en el comedor, si donde se ocupa es en las oficinas.
11. Equidad: Los empleados deben ser tratados con amabilidad y por igual, sin discriminar.
12. Estabilidad:Es necesaria la estabilidad en la permanencia del personal, pues de no ser así se crea una atmosfera de inestabilidad en la empresa, lo cual hace que el rendimiento de ésta baje y se aleje cada vez más de sus objetivos.
13. Iniciativa: Los trabajadores deben tener la libertad de realizar su trabajo de la manera que encuentren más cómoda y eficaz, así como desarrollar nuevos planes con la tolerancia de sus superiores.
14. Espíritu de grupo: Con este principio Fayol quería promover el trabajo en equipo, la colaboración y unidad entre los empleados para así poder confiar los unos en los otros y obtener mejores resultados.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el proceso administrativo?

1. Es universal, toda empresa u organización puede realizarlo.
2. Resalta los objetivos organizacionales
3. Previene situaciones indeseadas en el futuro
4. Reduce al máximo riesgos
5. Reduce el trabajo no productivo
6. Mejora la calidad
7. Identifica problemas y encuentra soluciones rápidas
8. Produce mejores sistemas de trabajo
9. Señala la necesidad de cambios e innovación en la empresa

¿Cuál es la importancia de este proceso?

La importancia del proceso administrativo radica en que gracias a éste es posible prevenir los problemas o situaciones indeseadas en el futuro y controlar tanto la eficiencia como la eficacia de los recursos que tenemos.

¿Qué importancia tiene en una empresa?

Este proceso tiene un gran impacto en las empresas, ya que por su cualidad de universal éste puede aplicarse a cualquier negocio, organización, proyecto o empresa. Debido a sus fases y etapas, éste asegura un análisis de la situación actual, pasada y futura, así como una planeación y un controlde las actividades que se desarrollarán. Por lo tanto, su importancia radica en que permite a las empresas reducirlos resultados negativos que puede obtener, mejora la calidad, eleva los niveles de productividad, optimiza los recursos que éstas utilizan, hay una mejor organización dentro de las instalaciones tanto en los recursos humanos como en los materiales, lo cual conlleva a mejores resultados finales.

Ejemplos del PODC

A continuación se describen dos ejemplos de la aplicación del proceso administrativo en dos negocios diferentes, una repostería y una caja de ahorro.

1. Repostería

• Planeación:

Una repostería planea introducir una nueva línea de productos de pays, para ello necesita contratar más personal, encontrar nuevos proveedores y establecer nuevos contractos con los distribuidores.

• Organización:

Se establece el contacto con el proveedor para la entrega de los nuevos insumos, el personal que hará la galleta para las bases de los pays y los empleados que se encargarán de hacer las mezclas para los postres horneados o fríos.

• Dirección:

El gerente solicita la creación de 200 pays para ser entregados a los distribuidores.

• Control:

El encargado del departamento de Ventas se pone en contacto con los distribuidores para verificar el número de productos vendidos y las mermas que se pueden tener para ajustar la producción. Asimismo, le entregará un informe al gerente donde explica cada paso y resultado en detalle.

2. Caja de ahorro

• Planeación:

Para una investigación de apertura de nuevas sucursales, se debe estudiar la necesidad de ampliar la empresa. Primero se hace la investigación por fuentes secundarias, donde se busca saber cuántas personas viven en la zona, sus edades, situación económica y escolaridad.

• Organización:

Una vez acabado el primer punto, se hace la investigación por zona por medio de encuestas creadas por el departamento de Mercadotecnia para conocer la perspectiva y aceptación de la nueva sucursal por parte de los habitantes de la zona.

Las personas encargadas de entrevistar a los moradores entregan la información recabada a sus supervisores, quienes la evalúan para decretar si es factible o no la nueva apertura.

• Dirección:

El gerente es la persona que finalmente decide si es factible o no. En caso de serlo, se empieza a buscar el local o terreno para la nueva sucursal.

• Control:

Una vez que se tenga la ubicación, se hacen las modificaciones necesarias y el contrato tanto del local como del personal que trabajará ahí.

¿Qué es el proceso contencioso administrativo?

A simple vista parece que este proceso es completamente diferente al proceso administrativo, pues es de carácter jurídico, sin embargo, sí tienen relación, ya que el proceso o juicio contencioso administrativo es aquel que se lleva a cabo una vez que el administrativo termina.

Para saber qué es este proceso y qué es lo que hace, es necesario entender la palabra contencioso, cuyo significado se refiere a una disputa o querella jurídica que se da entre dos partes, las cuales se encuentran en los tribunales.

Ahora bien, un juicio no contencioso es en el que ambas partes logran por mutuo acuerdo llegar a una resolución del objeto en disputa, que puede ser una empresa o un bien material. También requiere que lo valide o lo verifique un juez, incluso si ambas partes están de acuerdo. Pero el juicio contencioso es cuando una de las partes está en desacuerdo y necesitan la resolución del juez para obtener el objeto en discusión. Este proceso debe estar siempre contemplado en la Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Fiscal Federal, por esto:

• Este procedimiento o juicio se interpone contra actos de autoridad que afecten los derechos de un particular.
• Verifica si las acciones de la administración pública son legales.

Conclusiones

El proceso administrativo es aquella actividad que realizamos en nuestra vida diaria, con la cual llevamos a cabo lo que nos proponemos, desde escribir un ensayo, terminar un proyecto, elaborar un cronograma con las actividades que debemos hacer en un día, hasta alcanzar una meta a corto o largo plazo. Este proceso resulta ser un elemento fundamental para las empresas, pues no sólo ayuda a ordenar sus objetivos y utilizar sus recursos para conseguirlos, también a prevenir cualquier imprevisto, mejorar la calidad de los productos y servicios que las organizaciones ofrecen, reducir el trabajo no productivo porque no sólo se enfoca en los altos mandos, sino en todo el personal, así como las habilidades o experiencia que cada persona tenga. Esto se desarrolla por medio de los cuatro elementos que integran al proceso, los cuales se utilizan desde el principio hasta el final. Éstos elementos son: planeación, organización, dirección y control; cada uno de ellos responde a preguntas necesarias para lograr lo que la empresa se proponga, es decir, plantea el qué, cómo y quién lo hará. Además, es un procedimiento continuo, un ciclo, es decir, en cuanto se llega a la última etapa, se vuelve a comenzar, pues tiene como fin conducir a una empresa u organización a alcanzar su máximo potencial.